Hoe Stuur Je Een Factuur: Een Stapsgewijze Handleiding

Wat is een factuur?

Een factuur is een juridisch document dat wordt gebruikt om de betaling van goederen of diensten te registreren. Het is een belangrijk onderdeel van het zakendoen en wordt gebruikt om de financiële transactie tussen de leverancier en de klant vast te leggen. Een factuur bevat specifieke informatie over de geleverde producten of diensten, de prijs, eventuele belastingen en de betalingsvoorwaarden.

Het opstellen van een correcte factuur is essentieel, omdat het niet alleen een bewijs is van de geleverde goederen of diensten, maar ook gebruikt kan worden voor fiscale doeleinden en bij eventuele geschillen tussen de leverancier en de klant.

Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur moet aan bepaalde wettelijke vereisten voldoen en bepaalde verplichte informatie bevatten. Hier zijn de belangrijkste elementen die op een factuur moeten staan:

1. Factuurnummer: Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben om de factuur te kunnen identificeren en te ordenen in de administratie.

2. Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgereikt.

3. Verkoopdatum: De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.

4. Naam en adres van de leverancier: De volledige juridische naam en adresgegevens van de leverancier.

5. Naam en adres van de klant: De volledige juridische naam en adresgegevens van de klant.

6. KVK-nummer: Het Kamer van Koophandel-nummer van de leverancier.

7. BTW-nummer: Het BTW-identificatienummer van de leverancier.

8. BTW-bedrag: Het bedrag aan BTW dat in rekening wordt gebracht.

9. Afzonderlijk vermelden van BTW-tarieven: Als er verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn, moeten deze afzonderlijk worden vermeld.

10. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: Een duidelijke omschrijving van wat er is geleverd, inclusief hoeveelheden en prijzen.

11. Eenheidsprijs: De prijs per eenheid van de geleverde goederen of diensten.

12. Totaalbedrag: Het totaalbedrag dat in rekening wordt gebracht, inclusief eventuele belastingen.

13. Betalingsvoorwaarden: De termijnen en voorwaarden waaronder de betaling moet worden voldaan.

14. Bankgegevens: De bankgegevens van de leverancier voor de betaling.

Hoe maak je een factuur?

Het maken van een factuur kan op verschillende manieren. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om een factuur op de juiste manier te maken:

1. Kies een factuursjabloon: Er zijn verschillende factuursjablonen beschikbaar die je kunt gebruiken om een factuur te maken. Je kunt deze sjablonen handmatig invullen of gebruik maken van facturatie software die sjablonen biedt.

2. Vul de factuurgegevens in: Vul de relevante gegevens in die op een factuur moeten staan, zoals het factuurnummer, de factuurdatum, de verkoopdatum, de naam en adresgegevens van de leverancier en de klant, het KVK-nummer en het BTW-nummer.

3. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: Geef een duidelijke omschrijving van wat er is geleverd, inclusief hoeveelheden en prijzen.

4. Bereken het totaalbedrag: Bereken het totaalbedrag van de factuur, inclusief eventuele belastingen.

5. Vermeld de betalingsvoorwaarden: Geef aan wat de betalingsvoorwaarden zijn, zoals de betalingstermijn en eventuele boetes bij te late betaling.

6. Controleer de factuur: Controleer de factuur op eventuele fouten of ontbrekende informatie voordat je deze verstuurt.

7. Sla de factuur op: Sla een kopie van de factuur op voor je eigen administratie en nummeringssysteem.

Hoe verstuur je een factuur?

Er zijn verschillende manieren om een factuur te versturen naar je klant. Hier zijn enkele veelgebruikte methoden:

1. Per e-mail: De meest gebruikelijke en handige methode is het verzenden van een factuur per e-mail. Maak een PDF-versie van de factuur en voeg deze als bijlage toe aan de e-mail. Zorg ervoor dat je de factuur als een professioneel document opmaakt en een duidelijke e-mailbegeleiding toevoegt om de klant te laten weten wat er van hen wordt verwacht.

2. Per post: Als je klant de voorkeur geeft aan het ontvangen van facturen per post, kun je de factuur afdrukken en verzenden per reguliere post. Zorg ervoor dat je een kopie van de factuur bewaart voor je eigen administratie.

3. Online facturatiesoftware: Er zijn verschillende online facturatiesoftware die je kunt gebruiken om facturen te maken en te verzenden. Deze software biedt vaak sjablonen, automatische berekeningen en de mogelijkheid om de factuur direct naar de klant te verzenden via e-mail.

Ongeacht de methode die je kiest om een factuur te versturen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de factuur correct is en alle vereiste informatie bevat.

Factureringsvoorwaarden en betalingstermijn

Bij het opstellen van een factuur is het belangrijk om duidelijke factureringsvoorwaarden en een betalingstermijn te vermelden. Dit helpt bij het creëren van betalingsafspraken tussen jou en je klant.

Factureringsvoorwaarden leggen uit welke regels en verwachtingen er gelden met betrekking tot de betaling van de factuur. Hierin kun je bijvoorbeeld aangeven of de factuur binnen een bepaalde periode moet worden betaald, welke valuta moet worden gebruikt en welke betalingsmethoden worden geaccepteerd.

De betalingstermijn is de periode waarbinnen de klant de factuur moet betalen. Dit kan variëren van 7 dagen tot 30 dagen, afhankelijk van de overeengekomen voorwaarden. Het is belangrijk om een duidelijke betalingstermijn te vermelden op de factuur, zodat de klant op de hoogte is van de deadline voor betaling.

Het is ook raadzaam om in je factureringsvoorwaarden op te nemen wat er gebeurt bij te late betaling, bijvoorbeeld welke boetes of rente er in rekening worden gebracht. Dit zorgt voor een duidelijk proces en kan helpen bij het bevorderen van tijdige betalingen.

Hoe stuur je een factuur zonder KVK-nummer?

Als je geen KVK-nummer hebt, kun je nog steeds een factuur sturen. Het KVK-nummer is niet verplicht, maar het kan wel vertrouwen wekken bij je klanten. Als je ervoor kiest om een factuur te sturen zonder KVK-nummer, zorg er dan voor dat de factuur voldoet aan de andere wettelijke vereisten en dat alle andere relevante informatie correct is vermeld.

Het is belangrijk om te onthouden dat het hebben van een KVK-nummer voordelen kan hebben, zoals toegang tot bepaalde zakelijke diensten en vertrouwen wekken bij potentiële klanten. Het kan daarom de moeite waard zijn om je te registreren bij de Kamer van Koophandel, zelfs als je een kleine ondernemer of zzp’er bent.

In het geval dat je geen KVK-nummer hebt, kun je jezelf nog steeds presenteren als een professionele ondernemer door een duidelijke factuur op te stellen met de vereiste informatie en door goede zakelijke praktijken te volgen.

Veelgestelde vragen

1. Moet ik een factuur sturen voor elk geleverd product of elke geleverde dienst?

Ja, het is gebruikelijk om voor elk geleverd product of elke geleverde dienst een aparte factuur te sturen. Dit maakt het voor zowel jou als je klant gemakkelijker om de betalingen bij te houden en zorgt voor een duidelijke administratie.

2. Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Volgens de belastingwetgeving moet je facturen minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt voor zowel papieren als elektronische facturen. Het is belangrijk om een goede administratie bij te houden en ervoor te zorgen dat je facturen veilig worden opgeslagen, zodat je ze indien nodig kunt raadplegen.

3. Kan ik facturen elektronisch versturen?

Ja, het is toegestaan om facturen elektronisch te versturen, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Je moet ervoor zorgen dat de elektronische factuur voldoet aan de wettelijke vereisten en dat de echtheid en integriteit van de factuur gewaarborgd zijn. Het is raadzaam om een veilig en betrouwbaar elektronisch facturatiesysteem te gebruiken om aan deze voorwaarden te voldoen.

4. Wat moet ik doen als een klant niet op tijd betaalt?

Als een klant niet op tijd betaalt, kun je een herinnering sturen met het verzoek om de betaling alsnog te voldoen. Als de betaling na herhaaldelijke herinneringen nog steeds uitblijft, kun je overwegen om een aanmaning te sturen of juridische stappen te ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau. Het is belangrijk om duidelijke betalingsvoorwaarden op te nemen in je factuur en te zorgen voor een consistent debiteurenbeheer.

5. Kan ik mijn facturen automatisch laten genereren?

Ja, er zijn verschillende facturatie- en boekhoudsoftware beschikbaar waarmee je facturen automatisch kunt laten genereren. Deze software kan het factureringsproces efficiënter maken en je helpen bij het bijhouden van je financiële administratie. Het is raadzaam om een software te kiezen die voldoet aan je specifieke behoeften en die gemakkelijk te gebruiken is.

Kortom, het sturen van een factuur is een belangrijk onderdeel van het zakendoen. Door de juiste informatie op te nemen en de factuur correct te versturen, zorg je voor een professionele uitstraling en een betrouwbare relatie met je klanten. Het volgen van de wettelijke vereisten en goede zakelijke praktijken is essentieel om een goede facturatieprocedure te waarborgen.

Begeleidende e-mail voorbeeld

Geachte heer/mevrouw, In de bijlage treft u de factuur voor de geleverde diensten/goederen op [datum]. Het gaat om [korte omschrijving van de geleverde diensten]. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen de gestelde factuurtermijn over te maken.Een factuur zonder kvk-nummer is ongeldig. Als privépersoon of particulier een factuur sturen zonder KVK-nummer heeft dus weinig nut. Je kunt wél een kwitantie sturen. Ook als je een bedrijf wilt beginnen en nog geen KVK-nummer hebt, mag je geen facturen sturen zonder KVK-nummer.Betaling graag binnen 14 dagen na factuurdatum onder vermeld- ing van factuurnummer en klantnummer. Vragen over de factuur graag schriftelijk binnen 14 dagen. Vermeld de naam van de contact persoon en het adres van je opdrachtgever.

Hoe Stuur Je Facturen?

Wat Zet Je In Een Mail Als Je Een Factuur Stuurt?

Kan Je Zomaar Een Factuur Sturen?

Verzamelen 50 hoe stuur je een factuur